L'archivio smette di essere un archivio
Cartelle, template e ricerca che risponde citando la pagina da cui ha preso la risposta.
5 casi d'uso
- Gestione documentale e ricerca internaLa memoria aziendale, interrogabile
- Analisi avanzata dei documentiDal documento alla decisione
- Preparazione di documentiDalle fonti alla prima bozza
- Schemi elettrici e documentazione di quadroTrovare il circuito, non sfogliare il faldone
- Amministrazione, fatture e prima notaDocumenti fiscali, campi utilizzabili
Pensato per il tuo team.
Nella maggior parte delle aziende il sapere è già scritto: sta in contratti, capitolati, procedure, verbali e allegati sparsi tra cartelle di rete e caselle di posta. Il problema non è produrre altri documenti, è ritrovare il passaggio giusto senza sapere già dove cercare.
Il documentale della Box prende quelle cartelle così come sono, ne estrae testo e tabelle — anche dalle scansioni — e le rende interrogabili in lingua naturale. Ogni risposta arriva con il rimando al documento e alla pagina, perché una risposta senza fonte, in un'azienda, non è utilizzabile.
Gli stessi documenti servono anche a scriverne di nuovi: i template sono i modelli aziendali per verbali, offerte, relazioni e report. Il documento nuovo parte dalla forma e dai contenuti che hai già approvato, non da un foglio bianco.
Dalle cartelle ai documenti nuovi
Il percorso completo: cosa entra, come viene indicizzato, cosa esce.
Cartelle e raccolte
Organizzi le fonti per reparto, pratica o progetto. Ogni cartella ha proprietario, permessi e un modo di aggiornarsi.
Lettura dei documenti
PDF, Office ed email vengono letti sulla Box. L'OCR delle scansioni e l'estrazione dei metadati usano un modello: tramite il nostro proxy nella configurazione standard, sulla Box in quella locale.
Ricerca con citazioni
Ricerca semantica e per parole chiave insieme: la risposta mostra il passaggio d'origine, così la si può verificare.
Template aziendali
Modelli per verbali, offerte, relazioni e schede prodotto: struttura, tono e sezioni obbligatorie sono già impostati.
Fogli di calcolo e listini
Su listini, estrazioni dal gestionale e fogli di calcolo chiedi un totale o una riga, invece di aprire il file e cercarla.
Permessi che seguono il documento
Chi non può vedere una cartella non ne riceve i contenuti nemmeno come risposta di un assistente.
Tipi di analisi: ogni cartella sa cosa cercare.
15 tipi di cartella. Lo scegli quando crei la cartella e la Box sa già cosa estrarre: fatture, contratti, programmi PLC, schemi elettrici, archivi email.
Documenti elaborati nella tua rete
Lettura, indicizzazione e ricerca avvengono sulla Box: è la differenza tra caricare l'archivio su un servizio e tenerlo dov'è.
Guarda com'è fatta la Box- L'estrazione del testo e gli indici di ricerca sono calcolati in locale, sul dispositivo.
- Con le pipeline locali i file sono elaborati sulla Box. I servizi esterni, se configurati, ricevono i dati necessari.
- Se togli una cartella, spariscono anche i suoi indici: la cancellazione è reale.
Come la Box entra nel lavoro di tutti i giorni
Ogni scheda è un lavoro vero: cosa entra, cosa fa la Box, cosa resta in mano alle persone.
Gestione documentale e ricerca interna
Riunisci file e archivi in uno spazio ricercabile in linguaggio naturale, con risposte collegate ai documenti originali.Conoscenza e documentiKnowledge managementOperationsRisorse umaneAnalisi avanzata dei documenti
Confronta contratti, report e manuali con una checklist esplicita, mantenendo ogni risposta collegata alle pagine di origine.Conoscenza e documentiLegaleAmministrazioneOperationsPreparazione di documenti
Componi offerte, report e documenti ricorrenti a partire da template, dati e testi approvati, lasciando la decisione finale al responsabile.Conoscenza e documentiLegaleCommercialeAmministrazioneSchemi elettrici e documentazione di quadro
Rendi ricercabili schemi multipagina, riferimenti incrociati e sigle di componente per supportare la preparazione dell'intervento.Operations e industriaManutenzioneOperationsAmministrazione, fatture e prima nota
Estrai i campi chiave da fatture e scansioni, rendili filtrabili e prepara controlli mirati mantenendo i documenti nel perimetro aziendale.Amministrazione e datiAmministrazioneData e controllo
63 connettori pronti, le credenziali restano sulla Box
Da dove arrivano i documenti, senza spostarli dal posto in cui vivono.
Vediamola sui tuoi documenti.
Scegli tu l'orario: mezz'ora in videochiamata su un caso vicino al tuo, senza impegno.
- WorkspaceChat, progetti, agenda, posta e messaggi nello stesso posto, con gli stessi permessi.
- AssistentiIstruzioni, cartelle collegate e strumenti accesi uno a uno: l'assistente sa cosa può fare e su cosa.
- IntegrazioniPosta, calendari, file, gestionali, CRM e impianti: i connettori partono dalla Box e le credenziali restano lì.