Cosa sono i metadati

I metadati sono le informazioni che si ripetono in documenti dello stesso tipo: il numero, la data e il totale di una fattura, le parti e la scadenza di un contratto, il reparto e la data di un verbale. IntelligenceBox le legge da ogni documento di una cartella e le mette in una tabella: una riga per documento, una colonna per informazione.

Conviene usarli quando:

• hai tanti documenti simili (fatture, contratti, DDT, verbali, CV, schede prodotto);
• vuoi trovare documenti con precisione («le fatture di marzo sopra i 1.000 €»);
• vuoi portare i dati in Excel senza ricopiarli;
• vuoi tenere sotto controllo scadenze e importi.

I campi si definiscono per cartella. Li trovi in due posti: la sezione Metadati della cartella, dove li consulti, e Impostazioni → Metadati, dove li modifichi.

Aggiungerli a una cartella che esiste già

Non serve ricaricare niente: IntelligenceBox legge i campi nuovi anche nei documenti che la cartella contiene già.

1Apri la sezione Metadati della cartella

Nel menu della cartella scegli «Metadati». Se la cartella non ha ancora campi, IntelligenceBox ti chiede cosa vuoi leggere dai documenti.

3Controlla i campi proposti

Per ogni informazione Boxi propone un campo con il tipo di dato (testo, data, numero) e il modo di leggerlo. Togli con la × quelli che non ti servono: potrai sempre modificarli dopo.

4Crea i campi e leggi i documenti

Premi Crea i campi e leggi i documenti. IntelligenceBox salva i campi e li legge in tutti i documenti già caricati; mentre lavora vedi quanti documenti ha già letto. Quando ha finito, la tabella è piena.

Crearli insieme a una cartella nuova

Quando crei una cartella scegli Cartella ottimizzata e il tipo di materiale (per esempio Fatture). Al passo Metadati trovi i campi consigliati per quel materiale: puoi tenerli, toglierli, scegliere un altro modello o descrivere i tuoi campi a parole con Boxi. Da quel momento ogni documento caricato viene letto in automatico.

Controllare e modificare i campi

Apri la cartella, poi Impostazioni → Metadati. In alto puoi descrivere altri campi da aggiungere; sotto trovi l'elenco dei campi della cartella, uno per riga, con il tipo di dato e il modo di leggerlo.

Tocca un campo per aprirlo. Per ogni campo scegli:

Nome del campo

è il titolo della colonna nella tabella.

Tipo di dato

Testo — nomi, codici, descrizioni. Data — si può ordinare e filtrare per periodo. Numero — importi e quantità: si possono sommare e confrontare. Elenco di righe — per esempio le righe di una fattura; ogni riga ha le sue colonne.

Come leggerlo

uno dei quattro modi della tabella qui sotto.

Istruzioni ed esempi

per la lettura con AI: dove si trova il dato, con cosa non va confuso, e due o tre valori come quelli che ti aspetti.

Sotto Opzioni avanzate trovi il nome tecnico del campo (usato nelle ricerche e nell'esportazione: cambiarlo scollega i valori già letti), l'affidabilità minima sotto la quale un valore non viene salvato, il formato atteso e la lunghezza massima. Di solito non serve toccarli.

Con Con una regola (senza AI) scrivi l'espressione che trova il dato; quello che sta tra parentesi è il valore letto. Per esempio Fattura n\. (\S+) legge il numero dopo «Fattura n.» e entro il (\d{2}/\d{2}/\d{4}) la data di scadenza.

Per aggiungere un campo a mano usa Aggiungi campo; per toglierlo, il cestino sulla sua riga. Le modifiche valgono quando premi Salva.

Aggiornare i documenti già caricati

Quando salvi campi nuovi o modificati in una cartella che contiene già documenti, compare questo avviso:

Premi Aggiorna i documenti: vengono riletti solo i campi nuovi o cambiati, gli altri valori restano com'erano. Puoi continuare a lavorare mentre IntelligenceBox legge, e interrompere con Interrompi. Alla fine vedi quanti documenti sono stati aggiornati e quanti, eventualmente, sono da riprovare.

Anche dalla tabella c'è Aggiorna i documenti: lì rilegge tutti i campi in tutti i documenti, utile dopo aver cambiato più istruzioni. I documenti che caricherai in futuro vengono letti da soli.

Usare la tabella

Nella sezione Metadati della cartella:

• Cerca filtra documenti e valori (un fornitore, un numero, una parola).
• Dati trovati in automatico mostra anche persone, organizzazioni, luoghi, date e importi che IntelligenceBox riconosce da solo.
• Il pulsante di download esporta la tabella in CSV, che si apre direttamente in Excel.
• Su ogni riga puoi aprire il file, vederne i dettagli, rielaborarlo da capo o toglierlo dalla cartella.

Usarli in chat

Con l'opzione Usa i metadati nelle risposte in chat (Impostazioni → Metadati, in fondo), Boxi può filtrare i documenti della cartella per questi campi quando gli fai una domanda. Qualche esempio:

• «Quali fatture scadono ad aprile?»
• «Qual è il totale dell'IVA delle fatture di marzo?»
• «Elenca i fornitori con fatture sopra i 1.000 €.»
• «Quali contratti scadono nei prossimi tre mesi?»

Nelle risposte Boxi può indicare i documenti da cui prende i valori, così puoi aprirli e controllare.

Consigli per risultati precisi

• Pochi campi, ben descritti. Cinque o dieci campi chiari rendono più di venti generici.

• Dì con cosa non confonderlo. «La data di emissione, non la scadenza», «il totale con IVA, non l'imponibile».

• Aggiungi esempi. Due o tre valori reali insegnano il formato meglio di una spiegazione.

• Scansioni? Dillo. Per documenti acquisiti scegli «Scansioni o foto»: i campi useranno la lettura dell'immagine.

• Dati accanto a una parola fissa? Usa una regola. È precisa, immediata e senza costi.

• Prova su pochi documenti. Controlla la tabella su una decina di file prima di caricarne centinaia.

Domande frequenti

Serve altro? Scrivi a info@intelligencebox.it. I video tutorial sono nella pagina Guide e tutorial.