Chi può condividere
Una cartella può essere condivisa da chi l'ha creata oppure da un amministratore del workspace. Puoi condividerla in due modi, anche insieme:
- con tutto il workspace, se la cartella è in un workspace aziendale (non nel tuo spazio personale);
- con singoli colleghi, decidendo per ognuno se può solo visualizzarla o anche modificarla.
Aprire la condivisione
Dalla versione 4.3.12 dell'app bastano due clic.
1Apri il menu della cartella
Nella lista dei documenti, clicca sui tre puntini «⋯» a destra della cartella che vuoi condividere.
2Scegli «Condividi»
È la prima voce del menu. Si aprono le Impostazioni della cartella, già nella scheda Condivisione.
Se hai già aperto la cartella, trovi «Condividi» anche nel menu ⋯ in alto.
3Decidi con chi condividerla
Con tutto il workspace o con singoli colleghi: i due modi sono spiegati qui sotto.
Con una versione precedente dell'app
Fino alla versione 4.3.11 il menu ⋯ della cartella ha solo Rinomina, Sposta in un altro workspace, Duplica impostazioni ed Elimina. La condivisione si raggiunge così:
- apri la cartella con un clic sul suo nome;
- in alto a destra clicca l'icona a ingranaggio Impostazioni;
- apri la scheda Dati;
- in fondo trovi la sezione Condivisione.
Ti consigliamo di aggiornare l'app. Con l'ultima versione la condivisione è a portata di mano, direttamente dalla lista dei documenti.
Condividere con tutto il workspace
Nella schermata Condivisione, sulla riga Non condivisa con il workspace premi Condividi. La riga diventa Condivisa con tutto il workspace: da quel momento tutti i membri del workspace vedono la cartella.
Per tornare indietro premi Rimuovi condivisione.
Questa opzione c'è solo per le cartelle di un workspace aziendale, non per quelle del tuo spazio personale, e solo per chi ha creato la cartella o per un amministratore del workspace.
Condividere con singoli colleghi
1Cerca il collega
Nel campo Aggiungi un membro al team scrivi il nome o l'email della persona e selezionala dall'elenco.
2Scegli cosa può fare
La persona compare nella sezione Accessi individuali. Accanto al suo nome scegli Può visualizzare per farle consultare i documenti, oppure Può modificare per permetterle anche di cambiare la cartella.
Per togliere l'accesso a una persona apri il suo menu e scegli Rimuovi accesso.
Non c'è niente da salvare. Ogni modifica vale subito: il collega trova la cartella tra i suoi documenti.
Problemi comuni
Vedo «Non puoi gestire la condivisione».
La cartella è di un altro utente. Può condividerla solo chi l'ha creata oppure un amministratore del workspace: chiedi a loro.
Nel menu «⋯» non trovo «Condividi».
Stai usando una versione dell'app precedente alla 4.3.12. Segui il percorso dalle impostazioni della cartella descritto sopra, oppure aggiorna l'app.
Non vedo il pulsante per condividere con tutto il workspace.
La cartella è nel tuo spazio personale: la condivisione con tutto il workspace c'è solo per le cartelle di un workspace aziendale. Puoi comunque darla a singoli colleghi.
Serve altro? Scrivi a info@intelligencebox.it. I video tutorial sono nella pagina Guide e tutorial.